Personal och behörigheter

Med Personal kan du skapa personalprofiler, tilldela behörigheter via behörighetsgrupper och låta personal logga in på terminalen. Varje inloggad person får bara se och använda de funktioner som behörighetsgruppen tillåter — till exempel retur, rabatt, rapporter eller inställningar.

Funktionen kräver att Personal är aktiverad för din butik.

Översikt

Systemet består av tre delar:

Behörighetsgrupper — definierar vilka funktioner en roll får använda (t.ex. kassör, servitör, manager)
Personal — namngivna användare som kopplas till en behörighetsgrupp och eventuellt en PIN-kod
Personalinloggning — styr hur personal väljer sig själva vid start eller under dagen

När ingen personal är vald gäller butikens standardbehörigheter (för kontoinnehavaren). När personal har loggat in gäller den valda personens behörighetsgrupp.

Navigera till personal och behörighetsgrupper

Öppna Meny från huvudskärmen
Välj Inställningar
Välj Behörighetsgrupper eller Personal

Menyalternativen visas bara om du har behörighet att hantera dem.

Skapa och redigera behörighetsgrupper

Behörighetsgrupper delas inom kedjan och kan användas av personal i alla butiker i samma kedja.

Ägargruppen Owner

Varje kedja har en inbyggd behörighetsgrupp som heter Owner. Den har alltid alla behörigheter, även behörigheter som läggs till i systemet senare, och kan inte ändras eller raderas. Den som skapar kedjan placeras i Owner, och du kan tilldela gruppen till personal och användare precis som andra grupper.

För att skapa, ändra eller radera behörighetsgrupper krävs att användaren har alla behörigheter, till exempel via Owner.

Skapa en behörighetsgrupp

Öppna Behörighetsgrupper under Inställningar
Klicka på Lägg till (plus-ikonen)
Ange Namn (t.ex. “Kassör”, “Servitör”, “Manager”)
Välj behörigheter i kategorierna nedan
Klicka på Spara

Behörighetskategorier

Kategori	Exempel på behörigheter
Kassa	Retur, utbetalning, rabatt, växelkassa, faktura, tillgodokvitto, presentkort, order, radera nota
Rapporter	Statistik, dagsavslut, periodrapport
Produkter	Produkthantering, redigera kedjekatalog, hantera kampanjer, hantera lagerplatser, hantera lagerregler
Butiksinställningar	Butiksinställningar, betalningsmetoder, enhetskonfigurationer, skrivare, restauranginställningar, layouter, produktsidor, bordskartor, onlinebeställningar, bokföringsverifikationer
Administration	Personalhantering, hantera behörighetsgrupper, tillgång till menyn

Endast behörigheter som matchar aktiverade funktioner för butiken visas. Till exempel visas Presentkort bara om presentkortsfunktionen är aktiverad, och Radera nota bara om notor är aktiverade.

Redigera kedjekatalog visas bara när kedjeläge är aktiverat för kedjan. Behörigheten låter personal skapa och redigera katalogobjekt som gäller Hela kedjan — se Kedjekatalog.

I varje kategori kan du använda Välj alla eller Rensa för att snabbt markera eller avmarkera alla behörigheter i kategorin.

Redigera eller radera

Välj behörighetsgruppen i listan
Ändra namn eller behörigheter
Klicka på Spara

För att radera: scrolla till sektionen Fara och bekräfta raderingen. Personal som använder gruppen måste tilldelas en annan grupp först.

Skapa och redigera personal

Personal tillhör butiken och kopplas till exakt en behörighetsgrupp.

Lägg till personal

Öppna Personal under Inställningar
Klicka på Lägg till
Fyll i:
- Namn — visas vid personalinloggning och på layoutknappen Välj personal
- Behörighetsgrupp — obligatoriskt; styr vad personen får göra
- PIN — valfritt; krävs för PIN-inloggning eller om personen ska verifiera sig med PIN efter namnval
Klicka på Spara

Redigera personal

Välj personalmedlemmen i listan
Ändra namn, behörighetsgrupp eller PIN
Lämna PIN-fältet tomt om du inte vill ändra den befintliga PIN-koden
Klicka på Spara

Ta bort PIN

Om personen har en PIN visas knappen Ta bort PIN under PIN-fältet. Klicka på den och bekräfta med Ta bort PIN. PIN-koden tas bort direkt, utan att du behöver klicka på Spara.

Personal utan PIN:

väljs direkt i namnläget, utan att ange PIN
kan inte logga in i PIN-läget; om ingen personal har PIN visas meddelandet att ingen personal med PIN finns

Radera personal

Scrolla till sektionen Fara, klicka på Radera personal och bekräfta.

Ställa in personalinloggning

Under Inställningar → Butiksinställningar, i sektionen Personal, väljer du Personalinloggning:

Läge	Beteende
Namn	Personal väljer sitt namn i en lista. Om personen har PIN anges PIN efter namnvalet
PIN	Personal anger PIN direkt; rätt PIN loggar in personen automatiskt
Av	Ingen personalinloggning vid start. Personal kan fortfarande bytas via layoutknappen Välj personal

Spara butiksinställningarna efter ändring.

Tips för PIN-läge: All personal som ska kunna logga in med PIN måste ha en PIN angiven. Annars visas meddelandet att ingen personal med PIN finns.

Automatisk utloggning

Under Inställningar → Butiksinställningar, i sektionen Personal, kan du styra när inloggad personal loggas ut automatiskt.

Automatisk utloggning efter

Styr hur länge personal får vara inloggad utan aktivitet innan de loggas ut automatiskt.

Värde	Beteende
Av	Ingen automatisk utloggning vid inaktivitet
Förval (1, 5, 10, 15, 30 eller 60 min)	Personal loggas ut efter vald tid utan aktivitet
Anpassat…	Ange eget antal minuter (minst 1)

Timern återställs vid varje tryck på skärmen. Under en pågående försäljning pausas timern tills försäljningen är avslutad.

Logga ut efter försäljning

När denna växling är aktiverad loggas inloggad personal ut automatiskt efter att en försäljning har slutförts — till exempel när du trycker på Nytt köp efter kvittot.

Båda inställningarna kräver att Personal-funktionen är aktiverad och att personalinloggning används.

Logga in som personal

Vid start av dagen

Om personalinloggning är aktiverad och enheten är konfigurerad att kräva personal visas inloggningsvyn direkt efter att butiken laddats. Välj personal enligt det valda läget (namn eller PIN) innan kassan öppnas. Aktivera Kräv personalinloggning på den här enheten under Enhetskonfigurationer → Butik & kassa för att tvinga inloggning på en specifik enhet.

Byta personal under dagen

Lägg till specialknappen Välj personal i en layout. Knappen visar namnet på inloggad personal, eller texten Välj personal om ingen är vald. Tryck på knappen för att öppna personalvalet och byta användare.

Vad behörigheter styr

När personal är inloggad filtreras menyer, knappar och betalningsmetoder efter behörighetsgruppen.

Menyknappen på kassan

När Personal är aktiverad och personal är inloggad styrs huvudmenyn via behörigheten Tillgång till menyn:

Behörighet	Menyknapp	Vid tryck
Tillgång till menyn	Meny	Öppnar huvudmenyn
Saknas	Byt användare	Öppnar personalvalet så att inloggad personal kan bytas utan att nå menyer eller inställningar

Utan inloggad personal (butikens standardbehörigheter) fungerar menyknappen som vanligt och öppnar huvudmenyn.

Aktivera Dölj Byt användare utan menybehörighet under Inställningar → Butiksinställningar, i sektionen Personal, för att dölja knappen Byt användare helt. Platsen blir tom, och personalvalet öppnas i stället när du trycker fem gånger snabbt på samma plats. Inställningen kan skrivas över per enhet under Enhetskonfigurationer, till exempel för att bara dölja knappen på en självbetjäningskassa.

Menylänkar i layouten döljs om personal saknar Tillgång till menyn.

Huvudmenyn

Menyalternativ som kräver behörighet döljs om personal saknar rättighet. Exempel:

Produkter, Varugrupper — kräver produkthantering
Statistik — kräver statistik
Rapporter → Produktexport — kräver statistik (se Exporter)
Försäljningsrapport — kräver statistik (se Försäljningsrapport för filter och gruppering per personal)
Tillgodokvitto, Presentkort — kräver respektive behörighet
Register → Lagerplatser — kräver hantera lagerplatser (se Lagerplatser)
Rapporter (hela menyn) — visas bara om minst en rapportbehörighet finns
Inställningar (hela menyn) — visas bara om minst en inställningsbehörighet finns

Kassaregistermenyn

Växelkassa — kräver växelkassa-behörighet
Dagsavslut, X-dagrapport — kräver dagsavslut-behörighet
Periodrapport — kräver periodrapport-behörighet

Kassa och checkout

Retur på kvitto — kräver retur-behörighet
Rabatt — kräver rabatt-behörighet (produktrader och kundvagn)
Utbetalning — kräver utbetalning-behörighet
Radera nota — kräver radera nota-behörighet (se Notor)
Layoutknappar som Rabatt, Presentkort och Öppna kassalåda visas bara med motsvarande behörighet
Betalningsmetoder som faktura, order, tillgodokvitto och presentkort döljs om personal saknar behörighet

Tips

Skapa några tydliga behörighetsgrupper (t.ex. Kassör, Servitör, Manager) innan du lägger till personal
På självbetjäningsenheter kan du ge kassörer kassabehörigheter men ta bort Tillgång till menyn — då kan de sälja och byta användare via menyknappen utan att öppna inställningar eller rapporter
Ge servitörer behörighet till kassa och notor, men begränsa tillgång till rapporter och butiksinställningar
Använd PIN på personal som delar terminal — särskilt i PIN-läge för snabb inloggning
Lägg till Välj personal i layouten om flera personer växlar under samma skift
Testa behörighetsgruppen genom att logga in som respektive personal och kontrollera att rätt menyer och knappar syns

Viktigt att veta

Behörighetsgrupper gäller för hela kedjan; personal tillhör en specifik butik
Owner har alltid alla behörigheter och kan inte ändras eller raderas
Varje personalmedlem måste ha en behörighetsgrupp
Utan inloggad personal gäller butikens standardbehörigheter
Behörigheter som inte matchar aktiverade funktioner kan inte tilldelas i behörighetsgruppen